Privacyverklaring

 

1 Introductie

Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor al onze deelnemers en vrijwilligers. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing wanneer u een voormalig deelnemer bent.
Als u ons belt worden er geen gegevens geregistreerd tenzij u een afspraak met ons maakt of vraagt later contact met u op te nemen.
Wanneer u onze site bezoekt worden er geen gegevens geregistreerd.

2 Persoonsgegevens

2.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Denk aan naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer.

2.2 Welke persoonsgegevens gebruiken we?
In Ons Raadhuis vragen we aan deelnemers en vrijwilligers om naam, adresgegevens, mailadres, geboortedatum, naam van de huisarts, een noodnummer, burgerlijke staat en of u mantelzorger bent. We vragen ook welke activiteiten u wilt komen doen.
En we vragen naar bijzonderheden betreffende uw gezondheid.
Het gaat uitsluitend om informatie die we nodig hebben om adequaat te kunnen reageren op een onvoorziene situatie zoals een onwelwording. En om informatie waaruit blijkt dat u rekening moet houden met (ouderdoms)beperkingen zoals verslechterd zicht, verminderd gehoor, verminderde motoriek, kwetsbaarheid door groot verlies et cetera …. We garanderen dat de medewerkers van Ons Raadhuis uiterst zorgvuldig met deze gegevens omgaan.

3 Wat doen wij met uw gegevens?

3.1 Persoonlijk contact en noodgeval.
Wij gebruiken de adres- en contactgegevens wanneer we persoonlijk contact met u zoeken. En we zoeken contact met de huisarts en/of met het door u opgegeven noodnummer wanneer dat in Ons Raadhuis nodig is.

3.2 Wanneer delen we gegevens over u met anderen?
Wanneer andere deelnemers of vrijwilligers vragen om uw contactgegevens zullen we eerst toestemming vragen om dat te mogen doen. Tenzij u van te voren nadrukkelijk bij de betreffende deelnemer heeft aangegeven dat wij uw contactgegevens mogen doorspelen.

Verder gebruiken we uw persoonsgegevens uitsluitend anoniem (dat wil zeggen niet gebruikmakend van uw naam of andere persoonlijke gegevens) voor de rapportages en verantwoordingen voor onze financiers en voor onderzoek. Fondsen vragen bijvoorbeeld om cijfers over percentages gehuwden/alleenstaanden, verdeling mannen en vrouwen, gemiddelde leeftijd en aantallen mantelzorgers die wij ondersteunen.

De bijzonderheden over uw gezondheid gebruiken we ook uitsluitend anoniem. Hiermee willen we ons bestaansrecht aantonen aan financiers en bijvoorbeeld de gemeente. Omdat mensen die in hun functioneren rekening moeten houden met (ouderdoms)beperkingen ook een plek moeten hebben om met anderen actief en creatief in het leven te staan.

3.3 Hoe bewaren we uw gegevens in onze praktijk?
Wij bewaren uw persoonsgegevens in een handgeschreven intakeformulier in een hangmappenkast. Enkele gegevens daarvan dragen we over in een excel die we gebruiken voor de rapportages. En we schrijven de contactgegevens op een adreskaartje, voor het persoonlijk contact. alles wordt in een beveiligde omgeving opgeslagen.

De gegevens van deelnemers die Ons Raadhuis een tijd niet bezoeken blijven voor een periode bewaard. Tot dat duidelijk wordt dat iemand niet meer zal komen. Na overlijden van deelnemers worden alle gegevens onmiddellijk verwijderd.

3.4 Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Ons Raadhuis is (verwerkings-)verantwoordelijk voor het verzamelen, veilig bewaren en gebruiken van uw gegevens.

4 Het verwerken van gegevens

4.1 Wat betekent verwerken?
De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken en het met elkaar in verband brengen van gegevens.

4.2 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Ook al gebruiken we uw gegevens anoniem voor de rapportages aan onze subsidiegevers, we vragen u daar uitdrukkelijk toestemming voor. Ook wanneer er onderzoek wordt gedaan met behulp van geanonimiseerde gegevens vragen we daar toestemming voor. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken.

4.3 Verwerker
De verwerkers waar Ons Raadhuis mee te maken heeft zijn de coördinator, de activiteitencoaches en de bedrijven die de software leveren waar mee gewerkt wordt. De softwareprogramma’s hebben verwerkersovereenkomsten waarmee de privacy van de gegevens gewaarborgd is. Zie bijlage 1.

5.Beveiliging

Wij hebben technische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dat betekent onder andere dat alle kasten waarin papieren gegevens bewaard worden, afgesloten worden aan het eind van de dag. Bij gebruik van accounts wordt er na afloop altijd wordt uitgelogd en wachtwoorden worden regelmatig aangepast.

6. Waar heeft u recht op?

6.1 Recht op inzage, kopie en verwijdering
U hebt het recht om kennis te nemen van de persoonsgegevens in uw intakeformulier en u kunt een kopie ontvangen. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. U hebt ook het recht om te verzoeken al uw gegevens te verwijderen.

6.2 Recht op klagen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

6.3 Overige rechten
U hebt tevens recht op informatie, beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.

7 Melden van incidenten

Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl). Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte.

Vragen?

Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen per mail: info@onsraadhuis.com of bellen met één van onze medewerkers via telefoonnummer 026-8449140.

Bijlage 1 Privacyverklaringen verwerker-software-bedrijven Ons Raadhuis augustus 2018

Microsoft https://privacy.microsoft.com/nl-nl/privacystatement inclusief Outlook, Skype, Bing

Excel https://www.excel-academy.nl/nl/privacyverklaring

Google https://policies.google.com/privacy?hl=nl&gl=ZZ Inclusief agenda, youtube, Gmail, maps, Zoeken en Drive

Dropbox https://www.dropbox.com/privacy

Rabobank https://www.rabobank.com/nl/footer/privacy/index.html

WordPress (site) https://nl.wordpress.org/about/privacy/

Whatsapp https://www.whatsapp.com/legal/security